Comité de gouvernance et d'éthique

Mandat

Le comité de gouvernance et d’éthique voit à ce que les règles requises pour l’application des dispositions législatives et réglementaires soient élaborées, adoptées et appliquées. Il doit notamment établir les règles de déontologie qui s’appliquent à l’entreprise et s’assurer qu’elles sont communiquées aux personnes à qui elles s’adressent. Il doit être informé de toute dérogation à ces règles, s’il y a lieu, et veiller à ce que les mesures appropriées aient été prises en de telles circonstances. Il voit également à ce que les règles de protection des renseignements personnels que l’entreprise peut détenir soient complètes et respectées. Enfin, il doit veiller à ce que les principes concernant les saines pratiques commerciales et le traitement équitable du consommateur soient mis en place et respectés.

Au chapitre de la gouvernance, le comité a le mandat de proposer au conseil d’administration les règles de gouvernance visant à assurer une saine gestion de l’entreprise, en plus de veiller à leur application et à leur mise à jour.

Rapport d’activité en déontologie

Dans le cadre de sa révision annuelle des règles de déontologie, le comité a procédé à certaines modifications, particulièrement pour ajouter des références aux filiales de la Société qui sont soumises aux mêmes règles et insérer des précisions quant à la notion de traitement équitable.

En ce qui concerne l’application des règles de déontologie, le comité a reçu le rapport de la direction principale, affaires juridiques et conformité indiquant qu’elles avaient été adéquatement diffusées au sein de l’entreprise et de ses filiales, et que tout manquement déontologique d’importance constaté au cours de l’année avait été adéquatement rapporté au comité, le cas échéant. Le comité a de plus étudié les déclarations d’intérêts des administrateurs et a constaté qu’aucun administrateur externe n’était lié à l’entreprise ni en situation potentielle de conflit d’intérêts. Seul le président et chef de la direction est un administrateur lié à l’entreprise au sens de la loi.

Rapport d’activité en gouvernance et conformité

Le comité a procédé à la mise à jour des Règles de gouvernance afin d’y apporter des modifications mineures dans le cadre d’une mise à jour annuelle, d’y insérer des précisions concernant les trois grandes lignes de défense et d’y ajouter une section spécifique concernant le rôle de l’observateur au sein du conseil d’administration.

Des projets de révision et de mise à jour pour différentes politiques d’Humania Assurance et de La Survivance-Voyage – conformité, gestion du capital, approvisionnement, respect au travail, protection des renseignements personnels, gestion de la réassurance, gestion du risque de criminalité financière, anti-pourriel, communication en situation de crise, et placements – ont été étudiés par le comité et recommandés au conseil d’administration de même qu’une nouvelle politique sur la gestion des risques liés aux technologies de l’information et des communications.

Le comité a également étudié les rapports de conformité qui lui ont été présentés et suivi l’évolution du plan d’action de conformité pour l’année 2020. Dans le cadre de la reddition de compte sur la conformité, le comité a discuté des différentes mesures mises en place pour assurer un traitement équitable du consommateur.

Conformément à leur mandat, les membres du comité ont accompagné le président du conseil dans ses réflexions touchant la relève des administrateurs et les profils de compétence à privilégier au conseil d’administration, de même que la formation continue de ceux-ci. Ils se sont également assurés de l’application et du respect de la politique sur les critères de probité et de compétence des membres du conseil et des dirigeants des entreprises du Groupe Humania Assurance.